Deixe no passado as pesadas agendas em papel, as atividades sobrepostas por esquecimento e a falta de tempo para respirar entre emails: temos 5 sugestões de ferramentas digitais que multiplicam a organização e a produtividade do seu dia-a-dia.
O planeamento que estas aplicações oferecem vai trazer-lhe dias mais calmos e mais tempo livre para fazer o que gosta. Experimente.
1. Google Calendar
Parece básico e demasiado óbvio falarmos de um calendário, mas acredite que é um dos melhores amigos em organização. Agende reuniões e jantares de amigos, envie convites para saber quem vai, reserve uma sala e faça tudo isso com antecedência.
O calendário da Google é um serviço gratuito e permite criar lembretes e definir alarmes, para que não chegue atrasado na hora H. Embora lhe apetecesse desmarcar o almoço com a sua sogra, vai saber que não pode combinar mais nada nesse momento porque já está ocupado.
Disponível como Google Agenda para aplicação no smartphone ou tablet, consulte este calendário em qualquer lugar e trabalhe nele no computador também.
Bom para: ambiente profissional, ambiente pessoal
2. MeisterTask
É uma excelente ferramenta para organização de metas e tarefas, tanto no plano gratuito como nos planos pagos. Está disponível para desktop e como app para iOS e Android.
Com o Meister Task programe e distribua tarefas, defina prazos, crie projetos e gira tudo dentro de uma só janela. Pode ainda organizar cada tarefa como estando Em Aberto, Em Execução ou Terminada – e assim está sempre a par do que há para tratar.
As tarefas aparecem listadas por ordem cronológica, mantendo-o a par do que está próximo e o que precisa de mais atenção. Se tem uma ideia ou precisa apontar algo que será útil dentro de meses, poderá fazê-lo no Meister Taks, garantindo que tudo é cumprido.
Nos planos mais completos, pagos, pode contar com automação de ações, criação de projetos de grupo, estatísticas e reports e atribuição de cargos e permissões.
Bom para: ambiente profissional, gestores de equipa/projetos
3. One Note
Útil como outras apps para tomar notas ou listas. Não oferece o nível de organização das restantes aplicações, mas é a mais eficaz para quem quer todas as “ideias” num local.
Sem alarmes, lembretes ou grandes pastas, serve para quem se organiza melhor por listas, podendo criar itens e marcá-los quando concluídos, ter a lista de compras sempre à mão ou anotar rapidamente um tema para o próximo brainstorm na empresa.
A melhor parte é que, tendo a ferramenta em todos os dispositivos, terá sempre as listas organizadas e poderá consultar, alterar e gerir como quiser a qualquer momento.
Bom para: ambiente pessoal
4. Boomerang
A melhor invenção desde a roda – para quem precisa de ter emails prontos para ontem e escreve à velocidade da luz porque tem de ser, o Boomerang será o seu melhor amigo em organização.
A extensão gratuita no motor de busca, para o Gmail, permite agendar o envio de emails, potenciando as pausas durante o dia para escrever e calendarizar emails para enviar a longo prazo.
Em cada rascunho que fizer pode saber qual o nível de “resposta” que pode esperar dos destinatários, indicando aspetos como a extensão ideal a usar ou a quantidade de palavras mais adequada. Aspeto negativo? A ferramenta é inglesa, pelo que não fará uma leitura “correta” de alguns indicadores em emails noutra línguas – ignore-os, nesses casos.
Outra característica útil são os lembretes associados aos emails que envia. É possível acionar alertas para que seja recordado caso não tenha resposta ao email enviado ou este não seja aberto dentro de um certo período de tempo. Nada cairá no esquecimento.
Bom para: ambiente profissional, emails
5. Google Assistant e Google Home
Acionado a partir de uma ordem vocal, o Assistente da Google realiza diversas ações e responde a várias ordens.
Se está a conduzir e precisa de enviar uma mensagem, ele fá-lo por si. Se quer procurar uma receita na internet, ele encontra-a por si. Se quer ouvir uma certa música, ele põe-na a tocar para si. Se quer saber quem acabou de lhe enviar uma mensagem, ele diz-lhe.
Espera-se até que ele seja capaz de fazer chamadas de voz por si. Em breve, reservas em restaurantes e marcações de cabeleireiro poderão ser operadas por este assistente.
Em ligação com as colunas da Google e outros aparelhos em casa, o sistema Google Home é acionado pela voz também. Consegue executar tarefas como aumentar a luminosidade da divisão para um despertar mais cómodo, tocar uma música específica em determinada altura do dia para nos animar, passar para o próximo episódio na Netflix ou encontrar o telemóvel perdido entre as almofadas no sofá.
Nunca mais precisará de voltar atrás para garantir se trancou a porta de casa porque, adivinhou, o Google Home fá-lo também.
Bom para: ambiente pessoal
