7 dicas essenciais para uma gestão de projeto eficaz

18/01/2022

Tempo de Leitura: 4 minutos

Joana Cidades

A complexidade dos desafios em TI exige cada vez mais competências ao nível da gestão de projeto. Há alguns princípios essenciais para alcançar excelentes resultados, potenciando a produtividade e impulsionando o crescimento da organização.

Uma competência cada vez mais necessária

Num mundo repleto de mudanças e transformações a ritmo acelerado, qualquer profissional nas TI deve procurar elevar as suas competências de gestão de projetos.

Há diferentes ferramentas, aplicações e plataformas que facilitam a organização de tarefas e comunicação entre a equipa. Desta forma, é possível congregar esforços na mesma direção, potenciando a produtividade em conjunto e contribuindo para os melhores resultados – dos profissionais, do projeto e da organização.

Mas a gestão eficaz de um projeto vai além da supervisão: é exigido dos gestores uma atitude colaborativa e de liderança, enquanto promove uma comunicação direta e feedback construtivo.

Assim, a formação especializada a nível técnico e comportamental de gestores e profissionais revela-se também um ponto fulcral para responder às exigências do mercado.

7 dicas para a gestão de projeto

1. Apostar na ferramenta de gestão mais adequada

Se a ferramenta que a equipa utiliza atualmente está a colocar mais entraves do que a potenciar resultados, é hora de abandonar esse barco. O foco da equipa está em produzir, resolver falhas e entregar resultados com eficácia, seguindo princípios mais ágeis na gestão.

Por isso, as plataformas a utilizar devem alinhar-se nesse propósito de chegar melhor e mais rápido aos resultados, integrando os aspetos essenciais à produtividade e comunicação.

Então, o que devemos procurar nestas ferramentas? Entre os elementos essenciais à gestão, as plataformas devem permitir:

Trocar ideias, por exemplo através um chat;
Enviar de documentos no momento;
Atualizar documentos, evitando versões infinitas de um mesmo material;
Listar tarefas e projetos para supervisão;
Planificar e calendarizar tarefas;
Incluir features para controlo de recursos (tempo, custos financeiros, etc);
Definir responsáveis e datas de entrega.

2. Construir uma cultura de gestão de projeto

Para alinhar os profissionais num ambiente orientado à gestão eficaz, a criação de uma cultura interna que promova esse mesmo ambiente.

Uma das soluções para o conseguir passa pela criação de um Project Management Office (PMO). A implementação de um PMO orienta os profissionais no mesmo rumo de produtividade, promovendo o cumprimento de procedimentos, práticas e operações fulcrais à eficiência dos projetos.

Ao mesmo tempo, a criação de um PMO facilita a comunicação entre os elementos envolvidos, otimização de custos e recursos e ainda auxilia supervisores na gestão de cada projeto.

3. Investir em formação para aprofundar competências

Qualquer organização e especialista deve manter uma postura aberta à aprendizagem, promovendo a aquisição e atualização de conhecimentos como forma de responder aos desafios em TI.

A área de gestão de projetos segue a mesma lógica: para construir a cultura que referimos no ponto anterior, é essencial compreender as lacunas existentes na equipa e contribuir para as mitigar.

Seja competências a nível técnico ou comportamental, o investimento na formação dos especialistas permite aprofundar conhecimentos, desenvolver skills para trabalhar em equipa e potenciar a produtividade de cada um.

4. Facilitar a comunicação e a escuta

Para muitos gestores de projeto, esta é a regra nº1 a seguir na gestão de equipa. Sem uma comunicação clara e troca de ideias, pouco se alcança…

Cada elemento da equipa traz insights próprios, subjacentes à sua experiência e até à sua personalidade. Por isso mesmo, é importante promover a comunicação entre todos, com destaque para a clareza, assertividade e foco da mensagem.

5. Desenvolver a liderança da equipa

Se o projeto envolve participação de diferentes elementos, o gestor é chamado a contribuir na liderança e motivação para a melhor performance dos profissionais.

Sem um líder, nenhuma equipa consegue levar os resultados a bom porto. Num mercado tão desafiante como o das TI, esta postura de colaboração, auxílio e desafio é ainda mais relevante.

6. Acompanhar a implementação e avaliar a performance

Após a conclusão do projeto, é muito relevante continuar a acompanhar o processo de implementação. Podem surgir dúvidas e elementos de melhoria a que é possível responder de forma rápida e eficaz.

Além disso, também é importante reunir a equipa para avaliar a performance no projeto, o que correu bem e o que precisa ser melhorado.

O processo de comunicar claramente e trocar feedback construtivo torna-se fundamental: por um lado, destaca os pontos fortes na equipa e motiva os especialistas; por outro, evidencia as melhorias a levar a cabo por todos, em conjunto.

7. Acompanhar as tendências e tecnologias

A gestão eficaz dos projetos está intimamente ligada às soluções que surgem a grande velocidade para organizar, produzir e entregar resultados.

Naturalmente, cada gestor seguirá os métodos, ferramentas e metodologias que melhor respondam aos seus desafios e se adaptem às suas necessidades. No entanto, a capacidade de estar a par das soluções mais recentes também o auxilia na otimização da performance e qualidade do resultado final.

Por exemplo, as ofertas a nível de cloud são cada vez mais amplas e respondem de forma completa às necessidades da equipa, mesmo à distância. Com os serviços na nuvem organizados no Microsoft Office 365 facilita-se precisamente a colaboração entre os especialistas no projeto sem necessidade de proximidade física entre eles, e contribuindo para a partilha que promove uma entrega de resultados mais rápida.

Conte com a Olisipo para encontrar as soluções certas para os seus requisitos e ambições. Em conjunto, colaboramos para desenvolver competências essenciais à gestão de projetos eficaz com uma oferta formativa de qualidade e à medida das suas necessidades.