Há algumas ferramentas de produtividade que prestam um grande auxílio na transição para o trabalho remoto. Os desafios lançados pela distância podem ser colmatados por estas plataformas, que facilitam a organização de projetos, promovem a coordenação entre equipas e trazem bons resultados.
Ultrapassar desafios
A pandemia que surgiu em 2020 trouxe a necessidade de adotar o teletrabalho em grande parte das organizações. Mais do que exceção, o trabalho à distância e a gestão de equipas remotas são a regra e o paradigma a explorar e, portanto, há novos desafios a ultrapassar no dia a dia profissional em diversos campos:
- adaptação de processos ao digital
- comunicação entre os elementos da equipa
- gestão de projetos
- supervisão das tarefas
- coordenação do trabalho entre equipas
Apesar do desafio lançado pela adaptação ao trabalho remoto, é possível beneficiar de uma série de ferramentas de produtividade para digitalização destes componentes do dia a dia profissional.
Há diferentes opções disponíveis para manter ótimos níveis de produtividade, alcançando ótimos resultados e melhorando a gestão de equipas remotas.
Ferramentas de produtividade
1. ClickUp
Disponível online e para diferentes dispositivos, o ClickUp permite manter sob supervisão diferentes projetos e tarefas num estilo ágil. Aqui, é possível criar diferentes projetos, definir datas de entrega, atribuir tarefas e contabilizar o tempo em cada uma.
As tarefas evoluem em modo kanban, atravessando diferentes fases, e as equipas podem inclusive adicionar documentos e manter um chat em cada tarefa. Há uma verdadeira cultura de colaboração online, sem necessidade de recorrer a várias plataformas, emails e programas.
Além disto, o ClickUp permite ainda integrar diversas aplicações úteis na gestão de equipas. Seja na criação direta de tasks a partir de emails ou transferência de informações com Salesforce, há várias extensões disponíveis para colaborar na produtividade.
Ideal para: equipas de qualquer dimensão, trabalho assíncrono
2. Microsoft 365
Sabemos como é fácil perdermo-nos em versões de diferentes documentos, com atualizações que alteram constantemente e trocas infindáveis de comunicação para chegar a uma versão final.
A pensar numa colaboração mais ágil, as soluções Microsoft 365 acabam com essa troca incessante de documentos ao disponibilizar ferramentas de trabalho Office no meio online e ao oferecer ferramentas para facilitar a comunicação.
Através das aplicações disponíveis na conta de trabalho, os colaboradores podem criar, editar, comentar e atualizar documentos em tempo real. Para além disso, a conta integra ainda plataformas para video chamadas, agilizando o trabalho à distância.
Ideal para: colaboração em documentos, utilizadores de ambiente Microsoft
3. Slack
Se a comunicação no escritório vivia do contacto imediato e trocas ininterruptas, a adoção do modelo de trabalho remoto transforma o modo como as equipas comunicam. H´a inúmeros canais e opções para manter o contacto entre os colaboradores, mas é preciso ter em atenção que esse deve ser concentrado num só sítio.
Deste modo, a aplicação Slack assume-se como uma ótima solução para a comunicação transversal à organização. À semelhança de uma ferramenta de chat, aqui é possível criar diferentes canais digitais para cada equipa comunicar, grupos de trabalho abertos e ainda chats privados.
Para além disso, a possibilidade de partilhar documentos, fazer chamadas e até organizar tarefas transforma o Slack num local que concentra e organiza da melhor forma a comunicação entre equipas.
Ideal para: comunicação entre elementos da equipa e diferentes equipas na organização
4. Microsoft Project
A complexidade dos projetos é um desafio acrescido aos gestores no modelo remoto. Com a equipa a colaborar à distância, torna-se ainda mais importante fazer uma boa gestão do seu trabalho para garantir a superação de desafios e a entrega de bons resultados.
Neste sentido, o Microsoft Project é uma ferramenta de produtividade a explorar por todos os gestores de projeto que tenham como base de trabalho o ambiente Windows. Entre as características fundamentais para o sucesso dos projetos aqui geridos, a plataforma permite planear e gerir cronogramas, estabelecer recursos (de tempo, financeiros, humanos) e acompanhar a evolução das tarefas.
De modo a agilizar a adoção desta ferramenta, a formação dedicada ao Microsoft Project é a aposta ideal para que os gestores de projeto saibam como tirar o máximo partido da plataforma.
Ideal para: gestores de projeto de qualquer dimensão
5. Trello
Num estilo de gestão em kanban, esta ferramenta de produtividade assume-se como um ótimo ponto de partida para o mundo de trabalho no digital.
O Trello permite criar espaços de trabalho e tarefas com base em cartões e listas de “to-do’s“. As tarefas vão progredindo entre estágios até à sua conclusão, o que permite à equipa acompanhar a evolução dos projetos em tempo real.
Para além disto, há outras integrações e ferramentas mais complexas disponíveis para levar a gestão mais longe. Contabilizar o tempo investido, definir prioridades ou estabelecer métricas de produtividade são algumas das features disponíveis que contribuem para os bons resultados dos projetos.
Ideal para: projetos e tarefas pouco complexos, gestão individual ou pequenas equipas
6. Milanote
Direcionada para trabalhos criativos, a Milanote é a opção acertada. Seja para brainstorming, escrita criativa, criação de um produto ou elaboração de briefings criativos, esta ferramenta de “drag and drop” permite organizar um projeto criativo de A a Z.
Através de quadros e listas, esta ferramenta permite afixar ideias e referências gráficas, fazer upload de documentos e imagens, criar e gerir “to-do‘s”. Além disso, é uma plataforma online que permite a colaboração entre várias pessoas e edição em tempo real.
Assumindo-se como uma autêntica “parede digital criativa”, a Milanote permite organizar ideias, sugestões e tarefas de um projeto. Ao mesmo tempo, a equipa pode acompanhar o seu desenvolvimento, definir prazos e partilhar os resultados.
Ideal para: trabalhos criativos, desenvolvimento de ideias.
7. Canva
Canva é um software de design gráfico gratuito, fácil de usar e completamente online. Criado há mais de 10 anos, é uma das ferramentas do género mais populares hoje em dia.
Para além de design gráfico, a ferramenta tem vindo a atualizar-se a complementar serviços, e já oferece um sistema de agendamento de posts nas redes sociais, já incorpora IA na sua criação gráfica, com a geração de conteúdos text-to-image, a criação de QR codes, criação de mockups para apresentação de produtos, entre outros. Uma das ferramentas talvez mais úteis é a ferramenta de whiteboard, onde uma equipa poderá colaborar, fazer braintorming, definir estratégias ou desenhar um novo projeto.
Ideal para: apresentações originais, brainstorming
Num mundo ligado pelo digital e com equipas a trabalhar à distância, alcançar bons resultados e otimizar a gestão dos colaboradores pode ser facilitado com o uso de diferentes plataformas online.
O sucesso das equipas e a comunicação transversal são agilizados com as ferramentas de produtividade, que transformam o modo de trabalho e impulsionam a evolução da organização. No limite, estas plataformas vão transformar também o modelo de trabalho do futuro ao estender a sua aplicação ao trabalho presencial.
