A partir do momento que uma pequena empresa cresce e os seus projetos se tornam mais complexos e exigentes, querendo ou não, irá depender da Gestão de Projetos para manter os seus standards de qualidade e continuar a crescer.
Antes de enveredar pelo mundo da Gestão de Projetos, é necessário começar com um plano sólido, entender o que é, como funciona, e algumas das melhores práticas a aplicar. É aqui que nós entramos em ação. Temos 8 dicas essenciais para qualquer profissional (mesmo para quem não trabalha em Gestão de Projetos), que não são nenhum segredo de estado, mas que não devem ser postas de parte.
1. Começa com um plano
A Gestão de Projetos anda sempre à volta de planos e da sua implementação da forma mais fluida possível. Se enveredas pela Gestão de Projetos sem antes teres um plano definido, não interessa qual a ferramenta que utilizas – ou quão bem a utilizes. Sem um bom plano para começar, vai ser tudo muito, muito mais difícil.
Mesmo antes de começar a construir o projeto dentro de uma plataforma de gestão de projetos, já deves estar munid@ com um plano bastante completo que inclua de que se trata o projeto, qual o propósito que cumpre, quanto tempo vai demorar (e se há espaço de manobra para ir para além da data limite inicialmente estabelecida), quais os objetivos e como é que este projeto irá beneficiar a empresa e os clientes da mesma. Sem um plano que funcione, todo o processo pode e provavelmente vai ser desnecessariamente fatigante.
2. Comunica frequentemente com os principais stakeholders
Nada é mais eficiente num projeto (e na vida, já agora) do que uma boa comunicação. Certifica-te que implementas as ferramentas necessárias para que as equipas comuniquem sem problemas. Independentemente do software, é crucial que todos os membros sejam encorajados a manter todas as linhas de comunicação abertas para com o resto da equipa, dos managers e stakeholders.
A comunicação pode passar por um chat de servidor, e-mail, fórum ou qualquer tipo de plataforma (se bem que, mesmo com o passar dos tempos e a modernização das aplicações de reuniões virtuais, nada substitui verdadeiramente uma reunião e discussão presenciais), o mais importante é que os canais de comunicação se mantenham sempre abertos. Os Gestores de Projeto devem também estar sempre disponíveis e em contacto com os stakeholders, sem no entanto fazer demasiada pressão ou micromanagement.
3. Documenta os teus recursos
Recursos pode significar tudo desde membros da equipa, servidores, salas de reunião, etc. Uma coisa a ter em consideração é que normalmente não temos recursos ilimitados, e uma boa gestão daquilo que temos à disposição pode ser a chave para o sucesso de um projeto.
Quando tens uma documentação sólida de todos os recursos, tens sempre uma ideia bastante realista do que está a ser usado, como é que está a ser usado, e da forma mais eficiente de usar esses recursos. Deves também criar um “plano de recursos” para saber exatamente como usar cada recurso durante o ciclo de vida do projeto.
4. Monitoriza o volume de trabalho
A última coisa que queres fazer é sobrecarregar certos membros da equipa ou a equipa por inteiro. Tu e os teus Gestores de Projeto devem sempre ter o volume de trabalho do projeto sob controlo. Quando encontras um ou mais membros da equipa que têm mais trabalho do que deveriam, está na altura de redistribuir funções para evitar situações de burnout. Quando alguém chega ao ponto de burnout, já é demasiado tarde e o próprio projeto pode ser fortemente afetado. Ao te precaveres contra estas situações, poupas a equipa e o projeto ao mesmo tempo.
5. Implementa Gestão do Risco
O risco está em todas as partes, e é preciso algum esforço para o gerir. Implementar gestão do risco significa que estás sempre preparad@ para o pior, mesmo que nunca suceda. Para fazer esta gestão de forma eficiente, deves criar uma equipa de resposta ao risco, identificar todos os possíveis riscos envolvidos com o projeto, uma completa análise de risco, atribuir uma pessoa responsável para cada risco, e estar preparad@ para dar os passos necessários para lidar com cada risco, caso aconteça.
6. Evita ir mais longe do que o planeado
Por vezes, é tentador em alguma fase do ciclo de vida do projeto ir além das fronteiras do mesmo. Podes ter encontrado entretanto um novo atributo ou função que poderia ser necessária. Apesar disso, não planeaste a inclusão desse atributo, e tentar adicioná-lo a meio do projeto pode colocar em risco o sucesso de todo o projeto.
Ao invés de adicionar algo a meio do processo, considera essa adição para uma edição futura deste mesmo projeto, ou mesmo como um add-on a ser adicionado depois da conclusão do projeto. O mais seguro é manteres-te com o teu plano original, e certificares-te do seu sucesso em vez de aplicar riscos desnecessários.
7. Reúne com frequência (mas com brevidade)
Considera organizar pequenas reuniões “stand-up” semanais ou diárias com toda a equipa, para te certificares que estão todos na mesma página. Estas reuniões devem ser breves e assertivas. Não te desvies do tópico em questão e não mantenhas as pessoas mais tempo que o necessário, senão vai tornar-se fastidioso para toda a gente envolvida. O ideal é chegar, dizer aquilo que precisa ser dito, ouvir os outros, e terminar. É só isso.
8. Documenta tudo
Algo que algumas pessoas descartam mas que faz toda a diferença, é documentar. Não só deves manter documentação detalhada sobre o que quer que seja que construas/cries, mas deves também documentar tudo sobre o projeto em si e o desenvolvimento de todas as suas fases. Regista quem fez o quê, como e quando, basicamente anota todos os aspetos do projeto que te lembres. Quanto mais documentação existir, mais eficiente será o projeto, e mais facilmente serás capaz de repetir um projeto com sucesso no futuro.
Those who plan do better than those who do not plan, even though they rarely stick to their plan.”
Winston Churchill
PS: Sabias que a Olisipo tem uma categoria de formações focadas em Gestão de Projetos? Se estas oito dicas te abriram o apetite para este mundo, não te deixes ficar por aqui, e dá já o primeiro passo na tua carreira de (provável) sucesso connosco.
